Maak van sleutelbeheer een gestroomlijnd proces

Sleutelbeheer is belangrijk voor zowel de efficiëntie als de beveiliging van een organisatie. Onvoldoende controle over sleutels kan leiden tot diefstal van waardevolle activa, kunnen medewerkers of derden toegang krijgen tot gevoelige gebieden zonder de juiste autorisatie en/of kan het verlies van bedrijfsmiddelen serieuze, financiële consequenties met zich meebrengen.

Door sleutels en bedrijfsmiddelen adequaat te beheren, neemt het risico op diefstal en ongeoorloofde toegang af. Een gestroomlijnd proces voor het toekennen en terughalen van sleutels en middelen verhoogt de operationele efficiëntie. Terwijl duidelijke registraties het eenvoudiger maken om verantwoording af te (laten) leggen over het gebruik van bedrijfsmiddelen.

Een goed controlemechanisme is dan noodzakelijk, maar is niet van het ene op het andere moment doorgevoerd. Daarbij komt een aantal stappen kijken, die het beste met specialisten op dit gebied gezet kunnen worden:

• De eerste stap is een grondige inventarisatie van alle sleutels. Dat houdt in, dat eerst alle sleutels en bijbehorende toegangspunten worden benoemd. Iedere locatie en status van elk bedrijfsmiddel dient gedocumenteerd te worden. Daarna is het zaak periodiek te controleren op de aanwezigheid en functionaliteit van de gedocumenteerde middelen.
• De tweede stap is het opzetten van een registratiesysteem voor zowel sleutels als bedrijfsmiddelen. Dit houdt in, dat staat genoteerd wie welke sleutel of middel heeft ontvangen, de datum van uitgifte en verwachte datum van teruggave alsmede notities over eventuele schade of afwijkingen.
• Het beveiligen van de sleutels is de volgende beheersstap. Overweeg de volgende maatregelen: gebruik van sleutelkluisjes met een toegangscontrole systeem; toewijzing van sleutels aan specifieke medewerkers met een duidelijke verantwoordingsstructuur; voer regelmatig audits uit om te controleren of sleutels juist worden beheerd.
• Denk er ook aan om medewerkers te instrueren in het gebruik en beheer van sleutels en bedrijfsmiddelen. Onder meer door instructies over hoe om te gaan met sleutels en middelen. Maak hen bewust van de risico’s van onjuist beheer. Zorg ervoor dat zij alert blijven, want te vaak zakt de aanpak weer weg.
• Aanvullend op deze stappen zijn de mogelijkheden op technologisch terrein. Er zijn diverse geavanceerde oplossingen beschikbaar voor sleutel- en middelenbeheer. Zo zijn er digitale sleutelbeheer systemen die real-time tracking mogelijk maken. Kunnen bedrijfsmiddelen met RFID-technologie worden gevolgd. En zijn er mogelijkheden om de verschillende soorten software voor het beheren van in- en uitgangen in vastgoed te integreren.