Wagenparkbeheer verbeteren met track & trace-systeem

Het handmatig registreren en verwerken van gereden kilometers is een tijdrovende en foutgevoelige taak die tot vermindering van de efficiëntie van ieder organisatie leidt. Door over te stappen naar een automatisch track & trace-systeem met persoonsidentificatie, zijn niet alleen tijd en kosten te besparen, maar ook waardevolle inzichten te verkrijgen in het gebruik van voertuigen. Dit stelt wagenparkbeheerders in staat om hun vloot effectief te beheren en te optimaliseren, terwijl zijn tegelijkertijd voldoen aan de eisen die de belastingdienst stelt.

Het handmatig registreren van gereden kilometers is een taak die vaak leidt tot frustratie onder medewerkers. Vaak resulteert dat in onvolkomenheden, zoals:

• Tijdverspilling: medewerkers besteden kostbare tijd aan het invullen van kilometerregistraties, wat ten koste gaat van hun productiviteit.
• Onnauwkeurigheden: fouten in de administratie kunnen ontstaan door slordigheid of onduidelijke richtlijnen, waardoor de gegevens niet betrouwbaar zijn.
• Ontbrekende informatie: wanneer kilometerregistraties niet volledig of tijdig worden ingevuld, ontbreekt het inzicht in het gebruik van voertuigen.

Deze problemen hebben gevolgen voor de operationele efficiëntie en de bedrijfskas. Het resultaat is een gebrek aan inzicht in wie er gereden heeft, waar voertuigen zich bevinden en welke routes zijn afgelegd. Dit maakt het lastiger voor een effectieve vlootbeheerstrategie.

Met een automatische track & trace-oplossing kan het beheer van voertuigen worden verbeterd:

• Een track & trace-systeem registreert automatisch gegevens over gereden kilometers, routes en locatie van voertuigen. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige invoer en vermindert de kans op fouten. Medewerkers kunnen zich richten op hun kerntaken in plaats van onnodige administratieve lasten.
• Het systeem biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden, waarmee wagenparkbeheerders gedetailleerd inzicht krijgen in het gebruik van de voertuigen. Zij kunnen eenvoudig rapporten genereren over het rijgedrag van medewerker, de onderhoudskosten en het verbruik per voertuig.
• Door het hogere inzicht in het gebruik van voertuigen, kunnen wagenparkbeheerders onderhoud en vervanging van voertuigen beter plannen. Dit voorkomt onverwachte kosten en verlengt de levensduur van de voertuigen.
• Een track & trace-systeem zorgt ervoor dat de administratie voldoet aan de eisen van de belastingdienst. De nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens zijn imers gewaarborgd.