Steeds meer organisaties kiezen ervoor om papierloos te werken. Dit biedt niet alleen voordelen op het gebied van efficiëntie en kosten, maar ook een positieve bijdrage aan het milieu. De overstap naar een papierloze werkomgeving brengt ook de nodige problemen met zich mee, zoals hoe begin je eraan?
De oplossing zit vaak in de aanpak:
– De eerste stap is van belang: communiceer met medewerkers dat vanaf een bepaald moment papierloos gewerkt gaat worden. Dit betekent dat nieuwe documenten digitaal moeten worden aangemaakt en dat inkomende post gescand en gedigitaliseerd wordt. Zorg ervoor dat leveranciers op de hoogte zijn van deze verandering en vraag hen om digitale facturen te versturen.
– Neem de tijd om bestaande documenten te digitaliseren. Investeer in een goede scanner en sla alle documenten op als pdf. Dit maakt het makkelijker om documenten te delen en te beheren. Overweeg ook om een cloudoplossing te gebruiken voor een gestructureerd archief.
– Niet iedereen is even handig in het omgaan met nieuwe technologieën. Organiseer informatiebijeenkomsten voor medewerkers en deel digitale handleidingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich snel kan aanpassen aan de nieuwe manier van werken.
Papierloos werken is een proces dat tijd en inzet vergt, maar de voordelen zijn aanzienlijk. Organisaties die vandaag beginnen, maken zich klaar voor de toekomst.
