Rem op zakelijke WhatsApp

Rem op zakelijke WhatsApp

Is de populariteit van WhatsApp op de werkvloer verleden tijd? Er wordt geklaagd over de inzet van deze digitale mogelijkheid voor interne communicatie. En sinds strengere regels op het gebied van privacy is de vraag of het gebruik van WhatsApp altijd voldoet aan wetgeving.

Interne communicatie per WhatsApp heeft een hoge vlucht genomen. De laagdrempelige, gratis en makkelijke manier om met elkaar informatie te delen lijkt echter met toename van de populariteit tot meer ergernis te leiden. En als critici ook wijzen op de wettelijke beperkingen dan moet worden getwijfeld aan de zakelijke houdbaarheid van het middel. De overheid heeft inmiddels een stop gezet op WhatsApp in bepaalde gevallen.

WhatsApp behoort samen met e-mail en bellen met mobiele en vaste telefoon tot de meest gebruikte communicatiemiddelen op de werkvloer. Een onderzoek van provider Tele2 wijst uit dat niet iedereen daarover staat te juichen. Vooral het gebrek aan gedragsregels wordt genoemd als zwak punt.
Bijna de helft van de ondervraagde 1500 werkgevers en werknemers gaf aan het liefst uit zakelijke WhatsAppgroepen te stappen. Terwijl de grote meerderheid aangeeft op een of andere manier een aan ‘de zaak’ gerelateerde app-groep te gebruiken.

Storend wordt vooral het gebrek aan regels genoemd. Zo heb je collega’s die buiten werktijd van alles menen te moeten delen. Zij wekken de meeste irritatie op (41%). Het een na hoogst ‘scoren’ werknemers die overal op reageren, altijd het laatste woord willen hebben of hun digitale boodschap vergezellen van veel hoofdletters en uitroeptekens.

Het eerste advies op basis van dit onderzoek moet dan ook zijn het opstellen van regels waaraan deelnemers aan een appgroep zich moeten houden. Te denken valt aan het verbieden van het verzenden van privéberichten in een zakelijke appgroep, om het berichtenverkeer te beperken en te voorkomen dat privé en zakelijk door elkaar gaan lopen. Een andere aanrader is niet een enkele collega aan te spreken, om die bijvoorbeeld te feliciteren. En het plaatsen van nuttige informatie gelieve in een bericht te stoppen, niet in allemaal aparte berichten.

Controle lastig te regelen
Lang niet altijd is trouwens de controle op de indeling van groepen goed geregeld door bedrijven. Niet zelden zetten werknemers zelf WhatsAppgroepen op. Daarbij kunnen mensen buiten het bedrijf worden uitgenodigd, zonder dat de onderneming daarvan op de hoogte wordt gebracht. En er zijn nauw bij het bedrijf betrokken partijen als freelancers, partners en leveranciers die worden toegevoegd maar niet altijd worden verwijderd als het contact voorbij is. Hetzelfde  geldt voor medewerkers die vertrekken maar virtueel nog aanwezig blijven via WhatsApp. In het geval van ontslag na een conflict zeker niet aan te bevelen. Er is gewoon weinig controle op het delen van informatie via WhatsApp. Bedrijfsgevoelige informatie kan zo ook onder ogen komen van buitenstaanders. Het komt voor dat thuis een partner even alle foto’s op een mobieltje doorscrollt, inclusief de automatisch opgeslagen bedrijfsfoto’s.

Een andere klacht is dat er wat wordt af gecommuniceerd in een bedrijf. Niet alleen per WhatsApp maar ook via ander communicatiekanalen. Het gevolg kan zijn dat intern contact allesbehalve gestructureerd verloopt en niet altijd even transparant is. Over structuur gesproken: waardevolle informatie kan verloren gaan door omvangrijke chats per WhatsApp en er is geen centrale opslag van informatie, kennis en gesprekken. Daarnaast bestaat er geen zoekfunctie.

Nog een veel gehoord probleem is dat medewerkers ook buiten werktijd te maken krijgen met berichten van zakelijke WhatsAppgroepen. Het werkt stress in de hand, het gevoel geen moment met rust gelaten te worden. De werkdag kent eigenlijk geen en begin en eind meer. WhatsApp is een platform voor allerlei gebruik, waardoor zakelijk en privé door elkaar lopen. Tijdens het werk kan je worden onderbroken door allerlei appjes van familie en vrienden als WhatsApp aan staat. Omgekeerd gaat dit ook op: na werktijd collega’s die zo digitaal contact onderhouden.

Wet op de privacy
Een ander euvel sinds vorig jaar is de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, sinds 2018) die strengere eisen stelt op het gebied van privacy. Niet alle bedrijven hebben maatregelen genomen om het zakelijk gebruik van WhatsApp goed te regelen.

Beveiliging en privacy vormen risico’s omdat WhatsApp mee kan kijken welke contacten zijn opgeslagen. Het geldt ook voor sommige informatie die wordt uitgewisseld. Er moet dan wel toestemming zijn gegeven in de vorm van ‘akkoord met de voorwaarden’ en deze mogelijkheden kunnen worden uitgesloten. Sommigen beweren zelfs dat de nieuwe wetgeving WhatsApp helemaal niet meer geschikt maakt voor interne communicatie. Met als achtergrond dat bedrijven aansprakelijk zijn voor het beschermen van klanten persoonsgegevens. In principe kan voor overtreding van de AVG een forse boete worden opgelegd.

De privacywetgeving verplicht bedrijven namelijk te controleren wie toegang heeft tot welke data. Na het verzenden van een bericht is het lastig na te gaan wie allemaal toegang heeft tot deze data. Zo registreert WhatsApp bepaalde gegevens.

De privacyverklaring van WhatsApp botst ook met de autoriteit om gegevens van medewerkers te verwijderen en te beschermen. Wat de AVG wil, wil WhatsApp niet altijd. Zo heeft de laatste als beleid gegevens te bewaren of te delen met Facebook company voor betere service. Terwijl een bedrijf zo de controle verliest over alle data. Als een medewerker wil worden verwijderd uit het systeem van zijn organisatie, dan wordt dit moeilijk als die WhatsApp privé blijft gebruiken. WhatsApp maakt ook duidelijk informatie wereldwijd te mogen delen, waar minder eisen hoeven te worden gesteld op het gebied van privacy. Wederom staat dit haaks op de intentie van de AVG.

Oplossing?
Voor elk probleem bestaat een oplossing en dat is onder meer in het geval van privacy een zakelijke smartphone te gebruiken met alleen klanten of contactpersonen die op hun beurt weer WhatsApp gebruiken. Maar hier zitten allerlei haken en ogen aan, met als gevolg twijfel of deze aanpak werkbaar is. In ieder geval moeten bedrijven zich bewust zijn van de spanning tussen het gebruiken van WhatsApp voor onderling contact en de privacyregels. Updates van WhatsApp lijken het makkelijker te maken voor meer privacy te zorgen, maar het blijft
aan een organisatie om te checken of dit wel echt zo is.

Inmiddels zijn diverse organisaties vanwege nadelen gestopt met WhatsApp. Zo wil de overheid niet langer dat ambtenaren WhatsApp gebruiken voor communicatie over beleid en bestuursaangelegenheden. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft dat gemeld naar aanleiding
van een WOB-verzoek, het openbaar maken van overheidsgegevens, over het gebruik van WhatsApp. De Raad van State oordeelde dat ook berichten van WhatsApp onder de WOB vallen. En zorginstellingen zijn overgestapt op andere chatdiensten. Ook omdat de Autoriteit Persoonsgegevens dit afraadt. Elders in Europa hebben de nadelen ook geleid tot stappen. Deutsche Bank heeft een verbod ingevoerd op het interne gebruik van onder meer WhatsApp. In Duitsland maakte het bedrijf Continental (auto-onderdelen) meteen na invoering van de AVG bekend WhatsApp in de ban te doen.

Alternatieven
Het is niet alleen maar treurnis, want WhatsApp is niet voor niks populair geworden voor contact binnen organisaties. Zo wordt de onderlinge band bevorderd. Er bestaat een betere verhouding met het team op de werkvloer. Daarnaast is het gratis, makkelijk en snel om op deze manier contact te houden. Tegenwoordig heeft bijna iedereen zijn mobiel binnen handbereik. Lezen en reageren op een bericht is binnen een mum van tijd gedaan. In verband met de problematische aspecten spelen aanbieders van andere platformen voor digitale communicatie daarop in. Die hebben dus ook belang WhatsApp zo slecht mogelijk af te schilderen. Ze stellen vaak privacy goed te hebben geregeld.

Het wemelt van alternatieve communicatiemiddelen ter vervanging van WhatsApp. Zo is Slack populair geworden, bestaat Trello al een tijdje en zijn er allerlei anderen die proberen het onderlinge contact niet alleen veilig maar ook zo zakelijk mogelijk te houden. Meestal alleen niet zo makkelijk en laagdrempelig als WhatsApp en niet altijd gratis.


04-10-2019